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行文管理规定  

2012-09-13 08:42:05|  分类: 人力资源 |  标签: |举报 |字号 订阅

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版本:2011年8月

行文管理规定(试行)

文件编号:GLWY - DC-001-2011

附件数:

编制部门:公司行政人资部

领导审批:

审批日期:

颁布部门:公司行政人资部

执行部门:

公司各部门

子公司、分公司

执行日期:

第1章  总则

第1条  目的

为了对文件的拟定、讨论、会签、审批、下发、保管、作废等各个环节进行规范管理,确保文件实用性和有效性,特制订本制度。

第2条  发放范围

公司各部门及各下属子公司、分公司。

第3条  适用范围

公司各部门及各子公司、分公司之间的各类行文。各子、分公司下属部门的各类行文应参照执行。

第4条  文件范围

公司行文分为一般事务性文件、规章制度和公务文书。一般事务性文件包括:通知、说明、各种统计表格等;规章制度是公司在管理中各项规定、办法、措施的体现;公务文书包括:请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等。

第2章  职责

第5条  起草部门职责

1. 负责根据公司实际经营情况和管理要求起草文稿,行文关系、行文规则、行文程序应符合公司行文制度要求,主旨明确,文稿严谨、精炼,词句、称谓、数字、计量单位、标点符号、附件等准确无误。

2. 负责根据文稿讨论意见对文稿作出修订。

3. 就文稿讨论过程中存在的意见向相关部门做出信息反馈或解释,完成文件修订、定稿。

4. 为确保行文质量,公司实行“谁拟稿,谁负责”的行文责任制度。起草部门自行对行文文稿进行校对,如上行、下发或部门间传达的文件中出现与行文要求不符的情况,文字方面的错误,拟稿人罚款10元/字,部门负责人罚款20元/字;其他错误视情节严重程度对拟稿人处以10元—50元不等的罚款,部门负责人罚款加倍。

第6条  行政人资部或总经办的职责

1. 负责对文稿行文的规范性、字词使用的准确性进行审核。

2. 对于适用范围广、涉及部门多的规章制度或公务文书,负责协助文件起草部门根据文件文稿涉及的管理要求向相关部门征集文件修改意见和建议。

3. 协助文件起草部门组织召开文件定稿协调会,以达成对文件修改的一致意见。如协调无法达成一致意见的,由审批人作出决定。

4. 负责定稿文件的编号、发放范围确定、会签和印发。

5. 总经办负责核实文件中的错误,证实后开具《处罚单》按规定追究文件起草部门的相关责任。总经办次月初汇总当月处罚记录并附上《处罚单》复印件,交财务部从受罚人当月工资中扣除罚款金额。

第7条  文件涉及部门的职责

1. 负责对文稿修订的合理性提出讨论意见;

2. 负责组织有关员工对下发的文件进行学习或执行下发文件的要求,根据公司要求制定本部门支持性的管理制度;

3. 负责对下发文件进行妥善保管;

4. 负责将过期作废文件提交公司行政人资部进行处理。

5. 如发现所接收文件中出现与公司行文要求不符的情况,应向总经办提出处罚意见,经总经办查证后对文件起草部门予以处罚。

第8条  审批人的职责

1. 负责结合公司实际情况对文件所涉及的管理要求的合理性和下发的必要性作出评估,核定发放范围,作出下发决定。

2. 指定公司某一部门跟踪文件实施效果,定期做出评估,并进行相应的修改和完善。

第3章  文件编写要求

第9条  文件的起草要以满足、符合公司当前管理需要为原则,或根据公司有关指示精神、会议决定进行。

第10条  文件的起草必须详尽、周全,尽可能在一个文件中体现一个主题内容,相应涉及的内容可以引用文件或制度。

 第11条  文件应根据管理内容指定部门、负责人进行起草,经部门负责人审核后按程序进行审批。

第12条  文件编写应包含以下基本要素:标题名称、目的、适用范围、职责、管理内容和要求、 批准实施日期、附则等。

第13条  规章制度应设置文控表格,按规定填写文件标题、编码、附件、编制部门、审批领导、执行部门、执行日期等。

第14条  文件正文内容各章节、款、项采用多级数字编号表示,但最多不超过5级(如:1.1.1.1.1)。

第15条  文件版面编排

1. 文件版面编排参照《国家行政机关公文格式》的相关规定。

2. 文件采用A4打印纸双面打印。

第16条 文件编号

1. 规章制度的编号形式:公司(子公司、分公司)名称代号+管理类型代号+发文顺序号+编年号。

2. 公务文书编号形式:公司(子公司、分公司)简称+部门简称+“字[编年号]” +发文顺序号。

3. 公司、各子公司、分公司具体名称代号为:

广西国立伟业房地产投资有限公司(GLWY)

南宁市又一天酒店有限公司(GLJD)、   

广西又一城商业管理有限公司(GLYC)、

广西工联贸易股份有限公司(GLGM)

4. 规章制度编号按以下管理类型进行分类,并用英文字母作为其代号:

文件管理Document Control(DC)        生产管理Production Management(PM)

质量管理Quality Control(QC)         工程管理Engineering Management(EM)

安全管理Safety Administration(SA)     设施设备管理Facilities Management(FM)

卫生管理Hygienics Management(HM)     检验管理Inspection Management(IM)

销售管理Sale Management(SM)           综合管理Comprehensive Management(CM) 

技术标准Technological Standard(TS)   工艺流程Technics Process(TP)

岗位职责Job Responsibilities(JP)     物料管理Material Management(MM)

5. 文件编号范例:

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华规章制度类:GLWY—DC — 001— 2011

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华   表示制订文件的年份

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华                                         表示顺序号

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华   表示为文件管理类型

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华                                     表示文件为公司印发

公务文书类:桂国立人字[2011] 003号

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华                                             表示发文的顺序号

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华                                             表示发文的年份

行文管理规定 - 水木青华 - 水木青华表示发文的公司及部门

第17条  6. 公司、各子公司、分公司文件中的统一称谓(见附件)

第4章  文件的意见征求及审批

第18条  “通知、函、申请、报告、请示”等公务文书,原则上由文件起草部门及相关部门负责人会签,经总经理审批后便可以下发执行。

第19条  对于适用范围广、涉及部门多的规章制度,必须按以下程序进行意见征求及审核、审批。

1. 文件起草部门将《文件及制度征求意见反馈表》汇同文件稿印发相关部门征集文件修改意见和建议;

2. 相关部门在规定时限内认真填写《文件及制度征求意见反馈表》,提出文件修改意见和建议;凡未按规定时间反馈修改意见和建议的视为“无意见”处理。

3. 文件修改意见和建议征询过程中,要求相关负责人认真审阅,对存在的不同异议要阐明相应的理由,不能仅以“同意”或“不同意”来取代意见;

4. 文件起草部门收集、汇总、整理各相关部门的修改意见和建议,组织召开定稿协调会达成对文件修改的一致意见。

5. 经讨论后定稿的文件印发各相关部门进行会签,提交公司总经理审批后执行。

6. 文件编制中的原稿、修改稿、审核稿、会签稿均应以电子版和书面稿的形式存档。

第5章  文件发放

第20条  经总经理审批同意,加盖公章后文件正式生效,并由公司行政人资部或总经办统一印发。

1. 文件印发前应对文件进行编号,填写文控表格,以便对文件进行有效管理。

2. 文件的印制要根据文件下发范围印制额定的份数,多出额定数量要有明细记录。

3. 文件发放时要由部门负责人签收,或由部门负责人指定人员代签收。

4. 文件发放完毕,行政人资部或总经办要对文件作分类、归档保存。

第6章  文件保管

第21条  行政人资部或总经办是公司文件档案的归口管理部门,要建立公司文件管控清单,管理包括公司文件和相关外来文件;各部门也要建立部门文件清单。

1. 行政人资部或总经办负责公司文件的印发和回收,并做好文件的发放、回收记录。

2. 因破损而重新领用新的文件,要收回旧文件,由行政人资部或总经办管理人员做详细记录;丢失后补发的文件,要重新编码,原编号文件注明作废,并做好相应记录。

3. 行政人资部统一签收外来文件,应先复印并立即呈交主管领导签阅,并对文件作相应的处理,然后针对原件填写《外来文件管控记录表》备案后归档保存。

第22条 文件经评估需要更改时,由提出部门填写《文件变更申请》,并经部门负责人审核,上报总经理批准后作出修改和重新下发,原下发文件一律收回封存或作废,确保现行文件的唯一性。

第23条  不得在文件上随意涂写,涂改过的文件必须附变更申请单;未经允许不准私自外借受控文件。

第24条  文件必须存放在干燥、安全的地方,未发放的文件由行政人资部保管。

第7章  文件作废

第25条  所有失效或作废的文件由行政人资部或总经办管理人员及时整理、填写《文件销毁申请》上报审批。

第26条 经公司批准销毁的文件,行政人资部或总经办要记录备案,并将销毁的文件名称通知到各部门;各部门的失效或作废文件应及时上交行政人资部或总经办,由行政人资部或总经办进行统一销毁。

第27条  因特殊原因需要暂时保留已经作废的文件,管理人员要做好相应的标识,并妥善存档。

第28条  对文件使用单位规范管理文件的检查工作由公司行政人资部或总经办负责进行。

第8章  附则

第29条  本制度的最终解释权归属公司行政人资部。

【附件】

1. 部门文件清单

2. 文件及制度征求意见反馈表

3. 文件及制度会签表

4. 文件变更申请表

5. 文件销毁申请表

6. 外来文件管控表

7. 文件借阅记录表

8. 文件制定发放管理流程图

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