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行文流程与管理办法  

2012-09-13 08:40:34|  分类: 人力资源 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一 目的

为规范公司各种文件的起草、签发和流程管理,做到政令畅通,正确指导公司的各项工作开展,按照集团要求,结合公司实际情况,特制定本办法。

二、公文种类

1、常见公文种类主要包括(见下表):

常用公文类型

注解

决 议、决 定

适用于对重要事情或重要行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销不适当的决定事项

通 告、通 知通 报

通告适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项;通知适用于批转集团的公文,转发集团或集团各部门的公文,任免和聘用人员;通报适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或情况;

请 示、汇报

请 示适用于向上级机关请求指示、批准;汇报用于工作的总结报告

工作函

适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作,询问和答复问题;向无隶属关系的部门请求批准。

会议纪要

适用于记载和传达会议情况和决定事项、待跟进事项

规章制度

公司各项规章制度的制定和修改

集团各项表格

用于向集团请示某项工作或相关事务的办理

合同

各类购销合同及内部所需合同的呈批及盖章处理

2、向上级行文,常用“请示”、“报告”;请求需答复的事项,必须用“请示”;汇报无需上级答复的事项,应用“报告”或“工作汇报”;回复对一般问题、事情的看法,可以用“意见”。

三、行文管理

1、内部发文管理:

1.1 公司内部发文一般为事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括:通知、说明、各种统计表格等;公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等;公务文书包括:请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等。

1.2 行政类公文由行政部统筹管理送批,其它各部门一律不得自行向上、向下发送公文。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料,由行政部以公司名义发文。

2、外部文件的管理: 外部文件为公司以外来文,包括信函、公文、传真等,由行政部统一收文处理。

四、行文格式

1、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。(参考附件)

2、公文标题应准确简要地概括公文的主要内容,标明公文种类,标题中除法规性文件使用书名号外,一般不用标点符号;公文如有附件,应当在正文之后,成文之前注明附件顺序和名称;

3、执行时间:会议通过的决议、决定等以会议通过日期为准;规章制度及会议词义以总经理签发后下发时间为准。

五、行文流程

1、发文处理程序

所有发文或呈批请示统一归口至行政文员处送批、收文。

发文类别

拟文或办理

流程

归档备案

一般对集团文件

行政文员在OA拟文

按照OA设定的流程签批

行政部归档

呈批、请示

根据总经理提出的要求由经办部门OA上拟文

按照OA设定的流程签批,特殊文件报副董事长审批

经办部门存档

公文、通知类

行政部拟文

副总经理审核

总经理签批

行政部归档

合同类

经办部门接收

部门负责人审核、修改

副总、总经理审核、修改

副董事长审批

行政文员统一送批盖章

规章制度类

行政部拟文(特殊部门制度由该部门自拟,行政部协助)

由各部提出意见或建议

常务副总经理审核

总经理签批执行

行政部归档

集团工作函

行政部拟文

副总经理或总经理签批

行政部送文

会议纪要

行政部记录(运营部门会议或销售市场部会议由各部门自行记录)

各部门领导审核

行政部发放并归档

2、文件拟写要求:各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰,标点符号使用正确。规章制度等要符合国家相关的政策、法律,符合公司的实际情况 。各项规定要明确具体、切实可行,篇幅力求简短。

3、存档管理:经签发的行政类文件由行政部存档,其他部门专项文件由经办部门自行存档。行政类发文编号由行政部统一编制,其他类文件编号由经办部门统一编制。

六、附则

本制度自签发之日起执行,由行政人事对本制度作出修改及补充。

附件:(通知\通告\决议\请示)格式说明 

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华公文份数                                                     秘密等级

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华印制编号                                                     紧急程度

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华

**公司文件

     正佳行字〔2011〕031号     

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华关于合同签署授权事宜的规定

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华                                          

各部门、各子公司:

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华为加强合同管理,明确合同签署过程中的授权事宜,现对合同签署人授权如下表:

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华

凡上述未涉及到的合同按照以下原则签署:

一、经办部门(或单位)有分管副总裁的由分管副总裁签署;

二、经办部门(或单位)没有分管副总裁的由部门(或单位)第一负责人签署;

三、重大项目(如融资、收购等)合同由董事会签署。

    以上授权于二0一 一年一月二十八日起生效。                   

附件:权属范围

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华签发人:行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华***

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华主题词:合同 授权 签属                                     

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华抄报:董事会                                               

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华                                2011年7月 4日印发       

附件:(工作函)格式说明 

工作函

发出部: **公司                           收启部:**安装部  

跟 进 人:  张三                                   日  期:2012年5月11日               

联系电话:  3833***                              手  机:***                      

主    题:  关于请贵部协助办理电话安装的函                             

                                                                                

内  容:

我司将于5月14日(星期一)搬迁至新办公室,烦请贵部部协助我司办理电话安装等相关事宜。

谢谢!

**公司

2012年5月11日

签发:                         

如对上述事项有所疑问或问题,请相关部门及时与我部跟进人进行对接,谢谢协助!

附件:(呈批件)格式说明 

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华公司(呈批件)

编号:                                                       (2011年9月版)                                 

经办部门

行政部

经办人

***

时间

2011年12月12 日

陈述成批事项***

1.

2.

附件:《****方案》

(附件:   张)

会签部门意见:

□ 法务部

□ 成本管理中心

□ 财务中心

□ 其它

 

分管副总裁

常务副总裁

总裁

副董事长

董事长

公司

行文流程与管理办法 - 水木青华 - 水木青华

关于****的请示

尊敬的集团领导:

*****陈述内容

附件:***方案

公司

二O一一年十二月十二日

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