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公元1978

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酒店管理部门请示格式  

2012-06-04 19:05:06|  分类: 那些年整理的资料 |  标签: |举报 |字号 订阅

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致:  总经理   

抄送:各部门

由:  行政人力资源部

关于:关于规范文件管理制度的请示

日期:2012年05月08日

编号:HR1005

                                                                                                                                                                                         
为规范酒店各类文件的管理,保证酒店各类文件流转及管理规范化,特制定本制度。本制度适用于酒店所有部门及人员。
一、文件的主要种类

1、决定:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;

2、决议;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”; 

3、通知:组织全酒店有关合同法规等内容的培训计划或其它工作安排,并具体组织实施;

4、通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况或事宜,用“通报”;

5、请示:向上级请求指示、批准,用“请示”;

6、报告:向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;

7、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求遵守、执行的,用“会议纪要”;

8、规定(规范、章程、制度、守则):对特定范围内的工作和事项制定带有约束性的措施,用“规定”;

9、工作总结、计划(安排)。 

二、行文规则

1、各部门要严格按文件种类性质行文;

2、部门报行政办领导的文件,冠以姓名和职务;

3、部门发部门的文件,一般情况下冠以部门的名称;

4、行政办下发文件,其种类用“决定、决议、通知、通报”等;

5、部门报行政办领导的文件,其种类用“请示、报告”等,正文最后应注明“妥否,请批示。”;部门之间行文,其种类用“通知”等,正文最后应注明“特此通知!”;

6、部门报行政办领导的文件,如需抄报、抄送的,要标明,抄报用于行政办领导(主报领导的上级或平级),抄送用于部门;

7、部门报行政办领导的文件,如需审批后发有关部门的,应标明抄送的部门;

8、部门之间重要行文,应抄报行政办主管领导;

9、部门之间可以联合行文;

10、所有发出文件,均须由承办部门负责人签发;

11、所有须行政办领导审批的文件,均须审批后执行;

12、所有行政部门经理级人事任免,均由行政办发出。

三、文件格式

文件一般由呈送(报)人(部门)、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体格式如下:

致:  ×××部门或(职务)×××女士、先生

抄报:(职务)×××女士、先生

抄送:×××部门

由:  ×××部门

关于:×××××××

日期:××年×月×日

编号:××(部门英文简称)××(年号)××(文件编号)

酒店管理部门请示格式 - 缘来如此 - 酒店工程部管理以上部分格式为:宋体、小三号、加粗

(正文为宋体、四号)

(附件)

四、文件办理

1、文件要符合行文规范,并做到观点明确,条理清楚,文字简练,避免错别字,提高文件质量;

2、一般性文件,可通过信箱收发;重要文件,由部门秘书或专人送到行政办秘书处进行收发,收发文要设专门记录本登记、签收;

3、经行政办领导批阅的文件,原件发承办部门,行政办公室存复印件;

五、文件的存档、销毁

1、平时办理完的文件,行政办公室和各部门要进行分类立卷,做到查找方便;当年文件于次年四月前归档完毕;

2、对于无保存价值的文件,每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁,不得作为废纸处理;

3、涉及财务、工程、人事、保安等技术档案(资料、报表、凭证、图纸等),有关部门每年整理存档。

以上妥否,请批示。

酒店各部门英文缩写

客房HK

前厅FO

餐饮FB

销售SM

财务AC

行政人事HR

工程 EN

保卫SEC

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